Microsoft Outlook
Es
una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite
la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes
electrónicos, además de otras funciones como calendarios, eventos, organizador
de contactos entre otros, convirtiendo a este en una de las mejores
herramientas para el oficinista actual.
Estructura y opciones de Outlook
El panel de exploración
A la
izquierda de la pantalla de Outlook encontramos el Panel de Exploración. Este
panel nos permite acceder a las distintas opciones de Outlook. En él,
encontramos dos partes bastante definidas:
La zona de accesos directos como su propio nombre indica, recoge en forma de botones, un menú con los accesos a las utilidades de Outlook, haciendo clic sobre cada uno de ellos.
El cuerpo principal
El
cuerpo principal es la parte donde se trabaja con los mensajes, el calendario,
las notas, las tareas, etc.
El
cuerpo principal tendrá diferente aspecto según el lugar donde nos encontremos,
mostrando la bandeja de entrada, un calendario, la lista de contactos, etc...
Lista de contactos
Outlook
nos ofrece una cómoda y sencilla manera de tener organizada una
"Agenda" de contactos donde podemos guardar, modificar y eliminar a
todos nuestros contactos.
Al
pulsar sobre el acceso directo de Contactos:
En el panel de exploración, aparece el panel de Contactos, y
en la zona derecha de la pantalla aparece la lista de nuestros contactos.
Si la
lista es muy larga podemos utilizar los botones de la derecha a modo de índice.
Por ejemplo si pulsamos en el botón p-q,
Outlook se posicionará en la lista, en el primer contacto cuyo apellido inicie
por la letra «P»
La barra de contactos
La
barra de contactos contiene las acciones más comunes que se utilizan para
gestionar la lista de contactos. Por ejemplo el botón sirve para crear un
nuevo contacto y añadirlo
a la lista.
Ejercicios:
Crear un contacto.
Clic
sobre el botón de la
barra de contactos o haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el área
en blanco de la lista de contactos y seleccionando la opción Nuevo contacto.
Llenar
los campos, una vez rellenados los campos hacemos clic en Aceptar
En la
opción Detalles podemos añadir datos personales como por ejemplo su categoría
profesional, su cumpleaños, el nombre de su cónyuge así como otro tipo de
datos.
Editar y modificar un contacto
Estar
dentro de Contactos
Doble
clic sobre el nombre del contacto
Clic
sobre el campo a modificar
Aceptar
Eliminar un contacto
Acceder
a la lista de Contactos
Seleccionar
el nombre del contacto de su amigo
Presionar
la tecla suprimir o clic con el botón derecho del mouse y Eliminar.
Nota:
Si queremos eliminar más de un contacto
podemos seleccionar los contactos manteniendo presionada la tecla Ctrl
y el mouse para así seleccionar la cantidad de contactos que deseemos.
Agregar botones de voto
1.Cree un nuevo mensaje de correo
electrónico o abra el mensaje que desea responder o reenviar.
2.En la ventana de mensaje, en la
ficha Opciones, en
el grupo Seguimiento,
haga clic en Usar botones de voto.
Haga
clic en una de las siguientes opciones:
•Aprobar; Rechazar
Esta es la mejor opción cuando se necesita una autorización para realizar una
acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud por correo electrónico a varios
destinatarios para conseguir la aprobación de una propuesta de proyecto.
•Sí; No
Esta es una buena forma de realizar un sondeo rápido cuando todo lo que se
necesita es un sí o un no como respuesta.
•Sí; No; Quizás
Esta opción ofrece una alternativa cuando no se desean limitar las respuestas a
sí o no.
•Personalizado
Haga clic en este comando para crear su propios nombres de botones de voto
personalizados. Por ejemplo, puede preguntar a sus colegas que elijan entre
tres días de la semana para convocar reuniones periódicas del personal.
Cuando aparezca el cuadro de
diálogo Opciones de mensaje,
en Opciones de votación y seguimiento,
active la casilla de verificación Usar
botones de voto.
Seleccione y elimine los nombres
predeterminados y escriba el texto que desee. Separe los nombres de los botones
con punto y coma.
Crear una nueva carpeta
Pulsando
el botón derecho del ratón sobre la superficie de la lista de carpetas y pulsar
sobre Nueva Carpeta.
Desde la barra de menú en Carpeta
Clic en Carpeta → Nueva Carpeta...
En
los dos casos nos aparecerá la pantalla de la imagen inferior.
Introducimos
un Nombre: para la nueva carpeta. Indicamos el Contenido de la carpeta:, es
decir, si la carpeta contendrá correos, notas, elementos de calendario, etc.
Elegimos también la Ubicación de la carpeta:, la nueva carpeta será una
sub-carpeta de la que seleccionemos. Y pulsamos en Aceptar
Calendario
Además
del manejo de mensajes, la segunda herramienta más utilizada en Outlook es el
Calendario, pues permite hacer anotaciones, como una visita al dentista, la
fecha de cumpleaños de un familiar, etc.
La
pantalla del calendario
Lo
primero que vamos a hacer es señalar las zonas más destacadas de la pantalla
del calendario. Al pulsar sobre el acceso directo
Luego muestra la
barra de Calendario y la pantalla toma un aspecto similar al que vemos en la
imagen.
La
cinta del calendario contiene las acciones más comunes que se utilizan para
gestionar las citas del calendario. Por ejemplo el botón
Sirve
para crear una nueva cita en el calendario.
Puedes agregar mas información. Por favor c:
ResponderEliminarYa he agregado mas información amigo, revisa
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